手軽に予約できて便利だけど

業務上の必要により出張に行くために従業員が自らホテルなどの宿泊施設を予約し、後で経費精算するというのは珍しくありません。昔は旅行代理店に依頼したり、宿泊施設に直接電話したりなどして予約しましたが、今は宿泊施設予約サイトを使うのが一般的です。そして、宿泊施設予約サイトは「楽天トラベル」「じゃらん」など国内の事業者が運営するものだけでなく、「アゴダ」「エクスペディア」など海外の事業者が運営するものも増えてきました。24時間いつでも予約できて、タイミングよくキャンペーン期間が被ればお手頃な値段で宿泊施設に泊まれるというのがメリットです。

これらの予約サイトを使う際はインボイス制度との関係で注意すべきことがあります。本来、宿泊先となるホテルがインボイスを交付しなくてはいけません。ただし、宿泊施設予約サイトが適格請求書発行事業者である場合は、祝は期先（委託者）に代わってインボイスを交付することが可能です（媒介者交付特例）。しかし、海外のサービスであるなどの理由で宿泊施設予約サイトが適格請求書発行事業者ではない場合は、原則通り委託者＝宿泊先がインボイスを交付することになります。

インボイスが手に入らない場合はどうする？

宿泊施設予約サイトを利用した場合のインボイスの扱いは、宿泊施設によっても異なるのが実情です。一部の宿泊施設では「海外のサービスからオンライン決済で予約した場合は領収書（インボイス）を発行しない」と明言されていることがあります。このような場合「インボイスがないから経費精算には応じない」とするのは得策ではありません。

インボイス制度においては「出張旅費等特例」といって、従業員等に支給する出張旅費等のうち、その露光に通常必要であると認められる部分の金額は、帳簿のみの保存による仕入税額控除ができるという規定が設けられています。つまり「社内規程の有無、概算払いか実費精算かに関わらず、通常必要と認められる部分であれば、出張旅費特例の対象」となるということです。仮に、海外のサービスを使いホテルを予約して出張に行った従業員が実費請求してきたとしても、通常必要と認められるのであれば特例を利用することが可能となります。現実的には、海外のサービス上のマイページに掲載されている予約履歴や出張命令書など「実際に出張に行ったことを客観的に証明できる書類」を保存しておけば問題ありません。