電子帳簿保存法が改正！変更のポイントを押さえよう
2022年1月1日から義務化が開始する予定であった電子取引に関わる電子データの保存義務について、2年（令和5（2023）年12月31日まで）の猶予期間が設けられることが示されました。
なぜ、いま改正されることになったのか？
電子帳簿保存法とは、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律（平成10年法律第25号）」と言います。平たくいうと「電子計算機＝パソコンを使って作る国税関係帳簿書類について、紙ベースだけでなく、電子化＝データ化して保存することを認める」法律です。
この法律自体は平成10（1998）年からありましたが、IT技術の発展とともに、実情にあった法改正が行われてきました。2022年の電子帳簿保存法では「経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上・記録水準の向上」が1つの目的に掲げられています。
2020年初頭からの新型コロナウイルス感染症の流行でリモートワークが広がったり、官民挙げてDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進したりと、日本でも着実にデジタル化は進行しているのが実情です。2022年の電子帳簿保存法の改正も、この動きに鑑みたものである側面を有しているでしょう。
＊2022年1月1日から義務化が開始する予定であった電子取引に関わる電子データの保存義務について、2年（令和5（2023）年12月31日まで）の猶予期間が設けられることが示されました
大きな変更点は5つ
具体的に、どんな点が変更されたのかみてみましょう。大きなポイントとなるのは、以下の5つです。1つ目は「事前承認制度の廃止」です。これまでは、国税関係帳簿・書類については、電子データやスキャナで読み込んだ画像データで保存したい場合、原則として3ヶ月前までに所管の税務署長に申請し、承認を受けなくてはいけませんでした。しかし、改正法が施行されたあとは、この手続きがいりません。
2つ目は「システム要件緩和と優良保存認定制度の新設」です。改正法の施行後は「システム関連書類等（概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなど）の備え付け」「パソコン、プログラム、ディスプレイの操作マニュアルがすぐに出力できるようにすること」「税務職員による質問検査権に基づくデータのダウンロードの求めに応じられること」の3つを満たせば、電子データでの保存ができるようになります。
3つ目は「検索項目の簡素化」です。改正法の施行後は、国税関係帳簿・書類の電子データ、画像データにおける検索項目が「日付」「取引金額」「取引先」のみになります。4つ目は「適正事務処理要件の廃止」です。これまでは、不正防止の観点から社内規程の整備」や「相互けん制」「定期的な検査」といった適正事務処理要件が定められていました。つまり、紙の書類をスキャンしてデータ化しても、原本となる紙の書類は残しておかないといけなかったのです。しかし、施行後はこの手続きが不要になります。
5つ目は「スキャナ保存のタイムスタンプ要件緩和」です。これまでは「受領者が自署」した上で「3営業日以内にタイムスタンプ付与」が条件でした。しかし、今後は「自署不要」「最長約2ヶ月と概ね7営業日以内にタイムスタンプ付与」が条件となります。また、「データの修正や削除の履歴が残る、または修正や削除ができない」「入力期限内にデータを保存したことが確認できる」仕様のクラウドサービスを利用しているなら、タイムスタンプもいりません。
